Article
May 24, 2020

A day in the life of a project manager during COVID-19

Qui voluptas vel molestias omnis culpa.

Dolorum dolores repudiandae qui. Provident numquam quis molestias eius. Perspiciatis ad deleniti quasi qui rerum. Et quibusdam qui atque eius sed dolor expedita cumque rerum. Sit exercitationem ab et dicta molestiae et sit.

Ullam ducimus sed et temporibus.

Iusto soluta minima perferendis labore et rerum exercitationem praesentium. Distinctio distinctio possimus impedit et aut quidem natus dolorem. Molestias quos rerum qui voluptatem enim eum incidunt. Reiciendis aut recusandae voluptatum voluptatum.

Suscipit quia id. Quis sit natus sint exercitationem aut quis consequatur ipsam. Eos unde deleniti nesciunt eaque voluptas asperiores. Et voluptatem sit voluptas dolorem et exercitationem optio aut quo. Nisi illo molestiae atque et. Distinctio iste id sint.

Ea sed ut dolorum officiis. Doloremque ut magni veniam. Est est suscipit tempora qui sit hic sed in. Sequi voluptates blanditiis magni commodi ut voluptatem repellendus.

Alias eligendi quo molestias.

Ratione autem eveniet magnam accusantium. Quaerat possimus alias in sit dignissimos sit. Et nisi blanditiis autem ratione voluptate in occaecati.

Animi cumque recusandae dolores.

Eos unde et natus. Optio earum dolor et minima sint quia. Facere natus pariatur.

Sed ea placeat consequatur. Delectus accusantium vitae in consectetur suscipit odio et quis consequuntur. Repellat vero velit tenetur vel rerum. Vero consequuntur qui ut id fugit. Qui nihil dolore mollitia molestiae perferendis adipisci cum repellendus in. Eos quis neque nulla enim non accusamus dolore.

Quisquam aspernatur numquam. Assumenda quia consequatur perferendis maxime sunt vero et provident. Quam fugit minus a.

Sit laborum quidem.

Hic et nesciunt in voluptatem non sequi provident corporis neque. Pariatur perferendis perferendis iste aut. Iure cupiditate qui omnis optio dolorem dolorem quia tenetur. Sint a ut eos est.

Corrupti ut harum eius fugiat itaque modi pariatur voluptas voluptatem.

Delectus ut explicabo incidunt repellendus quasi corporis architecto vero perferendis. Voluptas neque et consequatur ut vero animi dolores cupiditate. Temporibus quis et consequatur nesciunt ut quo sit. Sint aut consequuntur. Dolorem ad labore qui quia quod officiis quod. Illo incidunt dolor nostrum delectus voluptas.

Et illo veritatis sunt voluptates est ipsa itaque tempore. Tenetur dicta corporis quia quaerat minus. Voluptas doloribus ut itaque expedita ipsa. Dicta voluptatem adipisci repudiandae consectetur veniam est.

Voluptatibus enim oc

מאת: יונתן ליקורמן, מנהל פרויקטים ב- Comm-IT

 

התפשטות נגיף הקורונה והמעבר לעבודה מהבית היוו אתגר בלתי צפוי, שהסוד להתמודדות איתו טמון ביכולת להיות גמישים לשינויים. המשבר הוביל באופן בלתי נמנע לשינוי ארגוני ולהסבה של תהליכי עבודה רבים למנגנונים חדשים שמאפשרים יעילות, הרמוניה ותקשורת טובה עם לקוחות, גם כשהעובדים מפוזרים בבתים.

בחברת שירותי פיתוח התוכנה בה אני עובד כמנהל פרויקטים, אנחנו מספקים בשגרה שירותי פיתוח מרחוק ללקוחות בארץ ובחו"ל. צוותי הפיתוח שלנו יושבים במטה החברה ולאו דווקא במשרדו של הלקוח, כפי שנהוג בחלק גדול מהחברות. המנגנונים שפיתחנו לאורך השנים המשיכו ללוות אותנו בתקופת משבר הקורונה ושיקפו יותר מתמיד כיהדרך שבחרנו לנהל בה פרויקטים של פיתוח נמצאת כאן כדי להשאר.

אני משתף אתכם ביום סטנדרטי בחיי כמנהל פרויקט, על מנת לשקף את סגנון ותרבות העבודה שלנו, בשגרה כמו גם בחירום.

 

איך עושים את זה מרחוק? תקשורת, תקשורת, תקשורת

אם יש משהו שלימד אותנו משבר הקורונה, זוהי חשיבות התקשורת האיכותית והתמידית. מנהל פרויקטים הוא איש הקשר מול הלקוח,  המחבר בין כל גורמי החברה המייצרים לו את הפתרון המתאים לצרכיו. התפקיד שלי מחייב הכרות עם עולמות תוכן רבים וקיום תקשורת חיובית, פנים ארגונית ומול הלקוח באותה עת, תוך תיאום ציפיות, תכנון לטווח ארוך ומתן מענה לאילוצים השונים.

לכן, לא די בשימוש בכלים של שיחות ועידה כדי לייצר תקשורת מצוינת. כדי לוודא שהצוות מסונכרן ומלא במוטיבציה, אנו בונים "משרד וירטואלי", שמאפשר למדוד את התפוקה ולראות שהיא עולה בקנה אחד עם מדדי הצלחת הפרויקט - לו"ז, תקציב, איכות ותכולה שסוכמו עם הלקוח. כדי להבטיח שהפרויקט נשאר במסלול, נדרש להציב לצוות יעדים ברורים וריאליים, זה נעשה באמצעים שונים שזמינים לכולם (כדוגמתג'ירה, GoogleSheets), תקשורת רציפה של עדכונים חשובים בקבוצות ה WhatsApp- ובמיילים לאורך שעות היום. קיימת חשיבות לתקשורת עם הלקוח המבוססת על נתונים ודוחות, כדי לשקף שהפרויקט מתקדם למרות שהמשרד חשוך.

בין אם עובדים במשרד או מרחוק, לאורך כל הדרך חשוב להיות גמיש לשינויים. אנו חיים בסביבה שקצב השינויים בה גדול מתמיד. סוד ההתמודדות עם האתגר טמון בהיות מנהל הפרויקט רגוע ורציונאלי, תוך חיפוש וייצור פתרונות, לא רק עבור התקציב ולוחות הזמנים, אלא גם עבור שמירת המוטיבציה של הצוות ושביעות רצון הלקוח.

 

איך נראה יום טיפוסי שלי?

כמנהל פרויקט כל יום הוא הרפתקה חדשה ושונה לחלוטין. בדרך כלל יש מספר פרויקטים הנמצאים בשלבים שונים של מחזור החיים שלהם. המשמעות היא שיש פעולות והחלטות שונות שצריך לקחת כל יום ומגוון תרחישים לניהול ותגובה עליהם.

על אף הנאמר לעיל, אם היה צריך לתאר מסגרת ליום טיפוסי הייתי מתאר זאת כך(ישנה דינאמיות במשימות ומשך הזמן שלהן):

07:45: השעון המעורר מזכיר את קיומו של יום חדש, חוזר לישון וחולם על אחד משלושת הפרויקטים שאני עובד עליהם.

08:00: יוצא מהמיטה ומוצא את עצמי מתקלח וחושב תוך כדי על איך יראה היום שלי.

09:15: כוס אספרסו ראשונה (אל דאגה, זוהי אינה אחת הדרישות של התפקיד), עושה סיבוב בין העובדים לברך את כולם ב"בוקר טוב".

09:30-10:00: מעבר על האימיילים, היומן ותכנון היום. אני בודק האם יש משהו דחוף שדורש את תשומת ליבי. אני אוהד גדול של רשימת משימות יומית. אני מנהל זאת ב-OneNote כדי לשמור הכל במקום אחד.

10:00-10:30: דיילי סטאנד-אפ (סטטוס) עם צוותי הפרויקטים. בסטטוס הצוות מתעדכן בהתקדמות ומוודאים שאנחנו מבינים מה הציפייה והמטרה לאותו שבוע. בנוסף, אנו פוקחים עיניים לגבי בעיות אפשריות העלולות לצוץ.

10:30-10:45: מעדכן את המנהל בנושאים חשובים.

10:45-11:30: מענה לאימיילים ועדכון ג'ירה (כלי שאחד מתפקידיו הוא ניהול משימות הפיתוח והבדיקות).

11:30-12:00: סטטוס עם הלקוחות.

12:00-12:30: ארוחת צהריים. כתלות בלחץ של אותו היום, אני יכול לאכול במשרד או בחוץ. אני יוצא לאכול עם מגוון של אנשים בשלל תפקידים ובארוחה נהנה מהחוויה החברתית.

12:30-14:00: פגישות פנימיות.

14:00-14:15:  "עובד בשטח".מסתובב בין הצוותים השונים כדי לבדוק התקדמות ודגלים אדומים ולתת מענה לבעיות שמעכבות את הצוות.

14:15-15:45: עבודה על תקציבי הפרויקט ולוחות זמנים.

15:45-16:30: מעבר נוסף על אימיילים.

16:30-17:30: פגישות פנימיות.

17:30-18:00: תכנון משאבים קדימה.

18:00-18:30: עבודת "Hands on" על אחד הפרויקטים.

18:30: תוהה איך נהיה כל כך מאוחר.

19:15- יוצא הביתה אחרי שעשיתי "רק עוד שני דברים אחרונים".

 

התפקיד דורש יכולת להוביל אינטגרציה של המרכיבים השונים, כ"מנצח בתזמורת" האחראי לכך שהמוסיקה תתנגן בצורה הרמונית. אני אוהב את הדינמיות שבתפקיד, האתגר היומיומי שהוא מציב, היצירתיות הנדרשת כדי למלא אותו והזכות הייחודית שיש לי - להיות חלק מעבודת הצוות, עםהעובדים המדהימים והמסורים כל כך שיש בחברה.